Vedtægter

§1

Foreningens navn og hjemsted

§1.1

 Foreningens navn er Odense Salsaforening, forkortet som OSaF.

§1.2

 Foreningen er stiftet den 18. januar 2003.

§1.3

 Foreningens hjemsted er Odense Kommune.

§2

Foreningens formål

§2.1

 At udbrede og fremme kendskabet til og kulturen bag salsadans og beslægtede latinamerikanske danse.

§2.2

 At etablere og fremme et velfungerende salsamiljø i Odense.

§2.3

 At styrke sammenholdet og det sociale samvær blandt medlemmerne samt varetage medlemmernes fælles interesser gennem frivilligt, folkeoplysende foreningsarbejde efter Folkeoplysningsloven.

§2.4

 At drive fortsat, almennyttig foreningsvirksomhed for enhver, som tilslutter sig foreningens formål og som vil arbejde for foreningens fortsatte uafhængighed.

§3

Medlemskab af organisationer

§3.1

 Foreningen er en fri og uafhængig forening.

§3.2

 Foreningen er medlem af DGI-Odense

§4

Medlemskab

§4.1

 Som aktivt medlem kan optages enhver, som tilslutter sig foreningens formål, som betaler det af generalforsamlingen fastsatte kontingent og som vil arbejde for foreningens fortsatte uafhængighed. Herfra er dog undtaget personer, der findes uværdige jf. §4.6.

§4.2

 Indmeldelse sker skriftligt og er først gældende ved indbetaling af det af generalforsamlingen fastsatte kontingent for indeværende periode.

§4.3

 Udmeldelse af foreningen kan ske skriftligt med omgående virkning eller ved undladelse af betaling af kontingent inden betalingsfristens udløb.

§4.4

 Enkeltmedlemmer af foreningen må ikke som følge af deres tilknytning til foreningen opnå særfordele, som ikke tilbydes foreningen øvrige medlemmer, uden generalforsamlingens godkendelse.

§4.5

 Bestyrelsen kan ikke tildele sig selv eller menige medlemmer særfordele, som ikke tilbydes foreningens øvrige medlemmer, uden generalforsamlingens godkendelse.

§4.6

 Overtræder et medlem foreningens vedtægter / reglementer eller love / vedtægter for de organisationer, som foreningen til en enhver tid er medlem af, eller udviser et medlem en opførsel, der gør vedkommende uværdig til at være medlem af foreningen, kan bestyrelsen med simpelt flertal ekskludere det pågældende medlem med omgående virkning. Eksklusionen skal godkendes med simpelt flertal på den førstkommende generalforsamling for at være gyldig.

§5

Kontingent

§5.1

 Det årlige kontingent fastsættes på generalforsamlingen. Generalforsamlingens beslutning om kontingent er gældende for indeværende års opkrævningsperiode jf. §5,2 om opkrævning af kontingent.

§5.2

 Kontingentet opkræves årligt hver den 1. februar med to ugers betalingsfrist.

§5.3

 Medlemsskaber ophæves automatisk ved manglende betaling af det fastsatte kontingent ved betalingsfristens udløb.

§6

Foreningens struktur

§6.1

 Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.

§6.2

 Foreningen ledes og administreres i det daglige af en bestyrelse.

§6.3

 Bestyrelsen nedsætter de nødvendige udvalg. I ethvert udvalg skal bestyrelsen være repræsenteret.

§7

Ordinær generalforsamling

§7.1

 Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i januar måned. For at være beslutningsdygtig skal generalforsamlingen være indkaldt af bestyrelsen med mindst 21 dages varsel ved opslag i foreningens offentlige kanaler (sociale medier, nyhedsbrev, opslagstavle eller lignende) eller ved fremsendelse af særskilt brev eller e-mail til de enkelte medlemmer. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden samt oplysning om de i §7.2 nævnte regler.

§7.2

 Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen. Det er bestyrelsen pligt at udsende forslagene til medlemmerne senest 8 dage før generalforsamlingen. Kun udsendte punkter kan behandles på generalforsamlingen.

§7.3

 Alle aktive medlemmer med betalt kontingent har tale og stemmeret. Hvert fremmødt medlem har én stemme.

§7.4

 Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde, og der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

§7.4.1
Bestyrelsen kan beslutte, at deltagelse i generalforsamlinger kan/ skal ske uden fysisk fremmøde, men med deltagelse via telefon eller en mødetjeneste med mulighed for kameraforbindelse til og fra deltagere. Bestyrelsen fastsætter i indkaldelsen til generalforsamlingen krav til, hvorledes deltagelse i møde uden fysisk fremmøde konkret skal ske. Svigter teknikken under mødets afholdelse, således at forbindelse til en eller flere medlemmer mistes, skal dette, medmindre dirigenten eller et flertal af mødedeltagere beslutter andet, ikke betyde, at mødet skal udsættes.

§7.5

 Afstemninger sker ved håndsoprækning. Såfremt et stemmeberettiget medlem kræver det, skal afstemningen dog ske skriftligt. Ikke-medlemmer og ekskluderede medlemmer kan overvære generalforsamlingen som observatører, men har ingen tale eller stemmeret, dog under iagttagelse af §7.6.

§7.6

 Ekskluderede medlemmer har taleret i behandlingen af deres egen eksklusionssag.

§7.7

 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal som minimum omfatte følgende punkter, dog jf. §7.8.4-7:

  1. Valg af dirigent og referent.
  2. Bestyrelsens beretning.
  3. Fremlæggelse af revideret regnskab for det forløbne år samt fremlæggelse af næste års budget.
  4. Bestyrelsen fremlægger forslag til årligt kontingent.
  5. Behandling af evt. sager vedr. bestemmelserne i §4.6, §10.4, §10.5 og/eller §10.13.
  6. Debat om foreningen formål, fremtidige udvikling og konkrete initiativer og målsætninger for det kommende år.
  7. Behandling af indkomne forslag, jf §7.2.
  8. Valg til tillidsposter, jf. §7.8.
    1. Valg af formand.
    2. Valg af næstformand.
    3. Valg af kasserer.
    4. Valg af menige bestyrelsesmedlemmer.
    5. Valg af to suppleanter til bestyrelsen.
    6. Valg af revisor.
    7. Valg af en revisorsuppleant.
  9. Eventuelt.

§7.8

 Regler for valgbarhed, valg og afstemninger:
§7.8.1
 Ethvert aktivt medlem er valgbart til foreningens tillidsposter. Intet medlem kan samtidigt bestride mere end én tillidspost i foreningen. Kun aktive medlemmer kan bestride tillidsposter.
§7.8.2
 Ved valg af ikke-tilstedeværende kandidater skal skriftligt tilsagn fra disse foreligge.
§7.8.3
 Ved kampvalg til tillidsposter er valget afgjort, når en kandidat har opnået simpelt flertal blandt de afgivne, gyldige stemmer. Opnås ikke simpelt flertal for en kandidat i første stemmerunde, gennemføres omvalg blandt de to kandidater med flest stemmer. Ved stemmelighed efter anden valgrunde afgøres valget ved lodtrækning.
§7.8.4
 Bestyrelsesmedlemmerne samt suppleanter, revisor og revisorsuppleant vælges af generalforsamlingen for et år ad gangen. Genvalg kan finde sted.
§7.8.5
 Generalforsamlingens øvrige beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, dog med undtagelse af §13-14. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

§7.9

 Referat af generalforsamlingen skal offentliggøres for medlemmerne senest fire uger efter generalforsamlingens afholdelse.

§8

Hæftelse

§8.1

 Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den til foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse.

§8.2

 Foreningens medlemmer har ingen økonomiske forpligtelser overfor foreningen udover det af generalforsamlingen fastsatte kontingent.

§8.3

 Dog hæfter bestyrelsens medlemmer personligt for tilskud, som foreningen eller tilskudsmodtagerne har modtaget, hvis tilbagebetalingskravet er opstået som følge af retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes den pågældende som forsætlig eller uagtsom. Bestyrelsens medlemmer hæfter herudover ikke personligt for foreningens tilskud efter Folkeoplysningsloven.

§8.4

 Foreningen medlemmer har ikke krav på nogen del af foreningen formue eller udbytte af nogen art.

§9

Ekstraordinær generalforsamling

§9.1

 Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid begæres indkaldt af et flertal af bestyrelsen.

§9.2

 Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid begæres indkaldt af 20% af de aktive medlemmer, når de til bestyrelsen indgiver skriftlig motiveret begæring herom med angivelse af dagsorden.

§9.3

 Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 2 måneder efter, at begæring herom er modtaget af formanden.

§9.4

 Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes efter de i §7.1-2 angivne varslingsregler.

§9.5

 Til dagsorden for ekstraordinær generalforsamling er formanden forpligtet til ved indkaldelsen at tilføje behandling af evt. sager vedr. bestemmelserne i §4.6, §10.4, §10.5 og/eller §10.13.

§9.6

 Ekstraordinær generalforsamling skal i øvrigt afholdes i overensstemmelse med reglerne for ordinær generalforsamling som angivet i §7.3-6 og §7.8-9.

§10

Bestyrelsen

§10.1

 Bestyrelsen består af tre-fem personer: Formanden, næstformanden, kassereren og evt. to menige bestyrelsesmedlemmer.

§10.2

 Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen ved direkte valg, jf. reglerne i §7.8.

§10.3

 Bestyrelsen varetager foreningens daglige administrative og økonomiske ledelse.

§10.4

 For så vidt fem bestyrelsesmedlemmer ikke kan vælges på generalforsamlingen, er bestyrelsen bemyndiget til at supplere sig med nye medlemmer, hvis valg dog skal godkendes af den nærmeste følgende generalforsamling.

§10.5

 Bestyrelsen ledes af foreningen formand. Ved formandens frafald konstitueres næstformanden som formand og bestyrelsen konstituerer ny næstformand blandt bestyrelsens øvrige medlemmer. Denne konstitution er gældende indtil den nærmeste følgende generalforsamling, hvor der skal afholdes valg til de berørte poster.

§10.6

 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsesmøder afholdes mindst en gang i kvartalet, samt når formanden finder det fornødent, eller når mindst tre bestyrelsesmedlemmer kræver det.

§10.7

 Bestyrelsen kan overdrage opgaver til medlemmer udenfor bestyrelsen og kan ansætte lønnet medhjælp, såfremt det skønnes nødvendigt. Bestyrelsesarbejdet er ulønnet.

§10.8

 Personer, der falder i kategorierne nævnt i §10.8.1-3, kan ikke være medlemmer af bestyrelsen.
§10.8.1
 Medlemmer af bestyrelser i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen eller kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen.
§10.8.2
 Advokater, revisorer og lignende rådgivere for samt ansatte i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen, eller som kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen.
§10.8.3
 Ejere af lokaler m.m., der udlejes til foreningen.

§10.9

 Personer med økonomiske interesser i eller forbindelser til fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der fungerer som leverandører af varer, ydelser m.m. til foreningen, er inhabile i bestyrelsens behandling af sager, der vedrører forhold mellem foreningen og de nævnte organisationer. Bestyrelsens behandling af sådanne sager skal ske uden inhabile bestyrelsesmedlemmers tilstedeværelse.

§10.10

 Habilitetsreglerne i §10.8 gælder ikke almennyttige fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, hvis hovedformål er at stille faciliteter til rådighed for børn og unge. Endvidere gælder ovenstående habilitetsregler ikke i det omfang, kommunalbestyrelsen i Odense Kommune har besluttet at fravige habilitetsreglerne med hjemmel i Folkeoplysningsloven.

§10.11

 Bestyrelsen er kun beslutningsdygtigt, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer, og heriblandt formanden, er tilstede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal, og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Der kan stemmes ved fuldmagt.

§10.12

 Der tages beslutningsreferat ved hver bestyrelsesmøde, som udsendes til hele bestyrelsen og bestyrelsessuppleanterne senest to uger efter bestyrelsesmødet. Medlemmer kan rekvirere referaterne hos bestyrelsesmedlemmerne.

§10.13

 Bestyrelsen kan lade foreningen tilslutte eller udtræde af organisationer, som tilgodeser foreningens formål, idet sådanne beslutninger skal godkendes på nærmeste følgende generalforsamling.

§10.14

 Bestyrelsen kan lade foreningen indgå samarbejdsaftaler omkring arrangementer, der tilgodeser foreningens formål.

§10.15

 Bestyrelsen er ansvarlig overfor kommunalbestyrelsen i Odense Kommune for anvendelsen af herfra modtagne tilskud, anviste lokaler, m.v., og for regnskab og dokumentation for foreningens virksomhed.

§10.16

 Bestyrelsen udarbejder årligt en beretning, hvori foreningens virksomhed i det forløbne år beskrives.

§11

Tegning og hæftelse

§11.1

 Bestyrelsen bemyndiges til at udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til enten alene eller i fællesskab at kunne disponere over foreningens formue samt til at tegne foreningen i økonomiske anliggender.

§11.2

 Bestyrelsen bemyndiges til at udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til alene eller i fællesskab at kunne disponere over foreningens midler via elektroniske bankprodukter samt til at indgå kontrakter herom.

§11.3

 At meddele prokura.

§12

Foreningens drift, budget samt regnskab

§12.1

 Regnskabsåret er kalenderåret. Regnskabet udarbejdes af kassereren.

§12.2

 Regnskabet skal før den ordinære generalforsamling være revideret af en blandt medlemmerne uden for bestyrelsen valgt revisor. Regnskabet skal være tilgængeligt for revisoren mindst 8 dage før den ordinære generalforsamling.

§12.3

 Der skal udarbejdes et særligt tilskudsregnskab, som indsendes til Odense Kommune til godkendelse sammen med ansøgning om aktivitetsstøtte og lokaletilskud. Tilskudsregnskabet og årsregnskabet skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer samt af revisor.

§12.4

 Ved samlede tilskud på mindre end det i henhold til Folkeoplysningsloven fastsatte tilladte maksimumbeløb for revision ved ikke-professionelle revisor, revideres regnskabet af en af generalforsamlingen valgt revisor, som ikke må være medlem af eller i familie med medlemmer af bestyrelsen. Regnskabet skal revideres i overensstemmelse med den af Odense Kommune udarbejdede regnskabsinstruks for foreninger, der modtager tilskud for mindre end ovennævnte beløb. Ved samlede tilskud på højere beløb end det i henhold til Folkeoplysningsloven fastsatte maksimumbeløb, revideres regnskabet af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret eller registreret revisor.

§12.5

 Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget til godkendelse på generalforsamlingen.

§12.6

 Alene generalforsamlingen kan ved simpelt flertal beslutte foreningens optagelse af lån, indgåelse af lejemål og økonomiske dispositioner på over kr. 25.000 i årligt transaktionsbeløb.

§12.7

 Foreningens drift finansieres ved kontingentindbetaling fra foreningens medlemmer. Eventuelle overskud ved foreningens aktiviteter tilfalder ubeskåret foreningen.

§12.8

 Alle medlemmers arbejde for foreningen er ulønnet.

§13

Foreningens opløsning eller sammenlægning med andre foreninger

§13.1

 Foreningens opløsning eller sammenlægning med andre foreninger kan kun besluttes på en til dette formål indkaldt generalforsamling.

§13.2

 Foreningen kan kun opløses eller sammenlægges med andre foreninger, hvis 75% af de afgivne stemmer er for forslaget.

§13.3

 Ved foreningens opløsning skal foreningens aktiver realiseres og et eventuelt overskud anvendes til almennyttige formål indenfor Folkeoplysningslovens område. Afgørelse herom træffes af generalforsamlingen med simpelt flertal.

§13.4

 Ved foreningens sammenlægning med andre foreninger skal foreningens aktiver overføres til den sammenlagte forening.

§14

Vedtægtsændringer

§14.1

 Ændringer af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget og forslaget i øvrigt er lovligt varslet, jf §7.2.

§14.2

 Ændringer af vedtægterne træder tidligst i kraft ved generalforsamlingens afslutning.

§14.3

 Bestyrelsen skal så vidt muligt søge at indhente forhåndsaccept for ændringsforslag blandt eksterne interessenter og tilskudsgivende myndigheder for bl.a. at sikre, at vedtægterne til stadighed opfylder lov og evt. landsforenings-krav.